Ochrona danych osobowych

Polityka przetwarzania i ochrony danych osobowych przez spółkę Rellox s.r.o.

Spółka Rellox s.r.o., nr identyfikacyjny IČ 27140130, z siedzibą w Pradze (spółka wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, za numerem 99306), oświadcza, że zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa UE, zwłaszcza z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – RODO).
 
Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem oraz w sposób rzetelny i przejrzysty oraz są wymagane jedynie dane adekwatne, istotne i niezbędne w odniesieniu do celu ich przetwarzania.

I. DLACZEGO RELLOX ZBIERA I PRZETWARZA DANE OSOBOWE?

Spółka Rellox s.r.o. zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z przedmiotem działalności, przez który rozumie się przede wszystkim pośrednictwo kupna i sprzedaży nieruchomości za granicą oraz świadczenia usług z tym związanych. Spółka Rellox jest uprawniona/zobowiązana do przetwarzania danych osobowych w oparciu o następujące podstawy prawne:

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą,
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na spółce Rellox,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez spółkę Rellox,
• osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

II. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

W związku z działalnością spółki Rellox (zw. dalej także „Rellox”) oraz przy uwzględnieniu celu przetwarzania danych osobowych, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców danych osobowych oraz okresu przetwarzania danych osobowych, Rellox rozróżnia niżej określone osoby, których dane osobowe są zbierane i przetwarzane przez spółkę Rellox. W odniesieniu do każdej osoby, której dane dotyczą, Rellox podaje stosowne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

II.I. Klient Strona Umowy

Przez Klienta „Strona Umowy” rozumie się osobę, która korzystając z pośrednictwa Rellox, zrealizowała, realizuje lub zamierza zrealizować transakcję handlową, np. kupna lub sprzedaży nieruchomości.

Cel przetwarzania danych osobowych:

• Pomyślna finalizacja transakcji handlowej (np. kupno/sprzedaż nieruchomości).
• Zawarcie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.
• Wywiązanie się z obowiązków prawnych, np. wpis do księgi wieczystej, uiszczenie opłat przewidzianych przepisami prawa itp.
• Prowadzenie ewidencji umów i dokumentów towarzyszących przez okres niezbędny do ochrony stron stosunków wynikających z umów, np. z powodu zobowiązań wynikających z reklamacji, najmu itp.
• Sporządzanie kolejnych ofert handlowych i ich wysyłanie do Klienta „Strona Umowy”.

Kategorie danych osobowych

• Imię i nazwisko.
• Data urodzenia.
• Miejsce stałego zamieszkania.
• Adres kontaktowy.
• Kontaktowy numer telefonu.
• Kontaktowy adres e mail.
• Numer paszportu.
• Ewentualnie inne dane osobowe niezbędne do celów przetwarzania.

Kategorie odbiorców danych osobowych:

• Pracownicy i osoby wyznaczone przez Administratora danych osobowych, którym dane osobowe są potrzebne do realizacji celu przetwarzania.
• Partner handlowy spółki Rellox, np. sprzedający/kupujący nieruchomość bądź przedstawiciel strony sprzedającej/kupującej itp.
•  Kancelaria adwokacka.
• Notariusz.
• Urzędy administracji państwowej, np. urząd zajmujący się prowadzeniem ksiąg wieczystych itp.
• Administrator nieruchomości.
• Firma organizująca wynajem nieruchomości.
• Doradca podatkowy.
• Doradca hipoteczny.
• Dostawcy usług informatycznych.
• Ewentualnie inne osoby istotne dla celów przetwarzanie danych osobowych.

Okres przetwarzania danych osobowych

Spółka Rellox jest uprawniona do przetwarzania otrzymanych danych osobowych Klienta „Strona Umowy” przez okres niezbędny do ochrony stron stosunków wynikających z umów.

Przez konkretną datę usunięcia danych osobowych z bazy danych spółki Rellox rozumie się 24 maja roku następującego po upływie 10 lat od realizacji transakcji handlowej.
 
Jeżeli wraz z realizacją „głównej” transakcji handlowej zawierane są również inne umowy (np. umowa najmu), których wykonywanie jest kontynuowane po dniu 24 maja roku następującego po upływie 10 lat od realizacji „głównej” transakcji handlowej, spółka Rellox jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych Klienta „Strona Umowy” przez okres 5 lat po zakończeniu tych umów.

II.II. Klient Osoba Zainteresowana

Przez Klienta „Osoba Zainteresowana” rozumie się osobę, która korzystając z pośrednictwa Rellox, wyraziła zainteresowanie realizacją transakcji handlowej, np. kupna lub sprzedaży nieruchomości. Z reguły są to osoby zgłaszające chęć otrzymania dodatkowych informacji na temat nieruchomości, warunków transakcji i usług świadczonych przez spółkę Rellox. Są to również osoby kierujące do Rellox prośbę o pośrednictwo w obejrzeniu nieruchomości, a także w rozmowach ze stroną przyszłej umowy.

Cel przetwarzania danych osobowych Osoby Zainteresowanej:

• Sporządzanie ofert handlowych i ich wysyłanie do Osoby Zainteresowanej.
• Przygotowanie dokumentacji obejmującej informacje dotyczące nieruchomości, rynku nieruchomości, warunków transakcji itp.
• Zapewnienie i organizacja spotkań w celu osobistego obejrzenia nieruchomości.
• Pośrednictwo w kontakcie ze stroną przyszłej umowy lub jej przedstawicielem.
• Pośrednictwo w kontakcie z innymi osobami, które są istotne dla podjęcia przez Osobę Zainteresowaną decyzji w sprawie ewentualnej przyszłej realizacji transakcji handlowej (np. adwokat, doradca podatkowy itp.).
• Inne działania podejmowane zwłaszcza na podstawie aktywnego żądania Osoby Zainteresowanej.

Kategorie danych osobowych:

•    Imię i nazwisko.
•    Kontaktowy numer telefonu.
•    Kontaktowy adres e mail.

Uwaga: W niektórych przypadkach, w których Osoba Zainteresowana wyrazi zainteresowanie obejrzeniem nieruchomości lub osobistym spotkaniem z przedstawicielem strony przyszłej umowy, spółka Rellox wymaga od Klienta Osoby Zainteresowanej podpisania tzw. Deklaracji zainteresowania, w której określa się datę i godzinę, miejsce oraz warunki obejrzenia lub spotkania. Deklaracja zainteresowania zawiera następujące dane osobowe osoby, której dane dotyczą:

• Imię i nazwisko.
• Data urodzenia.
• Miejsce stałego zamieszkania.
• Adres kontaktowy.
• Kontaktowy numer telefonu.
• Kontaktowy adres e mail.

Kategorie odbiorców danych osobowych:

• Pracownicy i osoby wyznaczone przez Administratora danych osobowych, którym dane osobowe są potrzebne do realizacji celu przetwarzania.
• Partner handlowy spółki Rellox, np. sprzedający/kupujący nieruchomość bądź przedstawiciel strony sprzedającej/kupującej itp.
• Firma organizująca wynajem przedmiotowej nieruchomości.
• Kancelaria adwokacka.
• Notariusz.
• Doradca podatkowy.
• Doradca hipoteczny.
• Dostawcy usług informatycznych.
• Ewentualnie inne osoby istotne dla celów przetwarzanie danych osobowych.

Okres przetwarzania danych osobowych

Spółka Rellox jest uprawniona do przetwarzania otrzymanych danych osobowych Osoby Zainteresowanej przez okres, w którym można zakładać, że Osoba Zainteresowana jest zainteresowana współpracą ze spółką Rellox. Okres ten zostaje ustalony na 10 lat od dnia wyrażenia zainteresowania współpracą przez Osobę Zainteresowaną.
 
W przypadku Osoby Zainteresowanej, która korzystając z pośrednictwa Rellox obejrzała (osobiście lub za pośrednictwem umocowanego przedstawiciela) nieruchomość lub odbyła osobiste spotkanie z przedstawicielem potencjalnej strony umowy, okres przetwarzania danych osobowych zostaje ustalony na 10 lat od dnia obejrzenia nieruchomości lub odbycia spotkania.
 
Przez konkretną datę usunięcia danych osobowych z bazy danych spółki Rellox rozumie się 24 maja roku następującego po upływie 10 lat od wyżej określonego dnia.

II.III. Odbiorca newslettera e mail

Przez „Odbiorcę” newslettera e mail rozumie się osobę, która aktywnie dokonała subskrypcji newslettera e mail spółki Rellox.

Pełną treść zgody na subskrypcję newslettera oraz na przetwarzanie danych osobowych można znaleźć TUTAJ.

Cel przetwarzania danych osobowych:

• Wysyłanie ofert handlowych spółki Rellox.

Kategorie danych osobowych:

• Adres e mail osoby, której dane dotyczą.

Kategorie odbiorców danych osobowych:

• Pracownicy i osoby wyznaczone przez Administratora danych osobowych, którym dane osobowe są potrzebne do realizacji celu przetwarzania.
• Dostawcy usług informatycznych.

Okres przetwarzania danych osobowych

Spółka Rellox jest uprawniona do przetwarzania otrzymanych danych osobowych Odbiorcy newslettera e mail przez okres 10 lat od momentu zarejestrowania Odbiorcy lub ostatniego wyrażenia przez niego zgody na subskrypcję newslettera e mail.
 
Przez konkretną datę usunięcia danych osobowych z bazy danych spółki Rellox rozumie się 24 maja roku następującego po upływie 10 lat od momentu zarejestrowania Odbiorcy lub ostatniego wyrażenia przez niego zgody na subskrypcję newslettera e mail.
 
Odbiorcy newslettera e mail przysługuje prawo do wycofania w dowolnym momencie zgody na otrzymywanie newslettera oraz na przetwarzanie danych osobowych poprzez kliknięcie w link rezygnacji z subskrypcji, zawarty w każdym newsletterze.

II.IV. Użytkownik odwiedzający serwis internetowy spółki Rellox

Spółka Rellox w swoim serwisie internetowym nie zbiera żadnych danych osobowych, z wyjątkiem krótkich plików tekstowych, generowanych przez serwer serwisu, tzw. plików cookie. Więcej informacji na temat plików cookie można znaleźć w sekcji Nota prawna. Zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych przekazywanych przez osobę, której dane dotyczą, za pośrednictwem internetowych formularzy zapytań i formularzy kontaktowych opisano TUTAJ.

II.V. Pracownicy, współpracownicy, osoby zainteresowane pracą

Przez pracowników rozumie się osoby, które wykonują na rzecz spółki Rellox pracę w oparciu o przepisy prawa pracy (stosunek pracy, umowa na czas wykonywania określonej pracy).

Przez współpracowników rozumie się osoby, które wykonują na rzecz spółki Rellox pracę w oparciu o inny stosunek prawa, np. na podstawie umowy o dzieło autorskie itp.
 
Przez osoby zainteresowane pracą rozumie się osoby, które przekazały spółce Rellox swoje dane osobowe w celu dokonania oceny przydatności na stanowisko pracy w spółce Rellox.

Cel przetwarzania danych osobowych: *)

• Zawarcie umowy o pracę lub innej umowy / umowy na czas wykonywania określonej pracy, umowy o dzieło autorskie itp.
• Wypłata wynagrodzenia / nagrody.
• Odprowadzanie przewidzianych prawem podatków i opłat.
• Inne przewidziane prawem obowiązki spółki Rellox w stosunku do pracowników i współpracowników.

Kategorie danych osobowych: *)

• Imię i nazwisko.
• Data urodzenia.
• PESEL.
• Miejsce stałego zamieszkania.
• Adres kontaktowy.
• Kontaktowy numer telefonu.
• Kontaktowy adres e mail.
• Bank i numer rachunku.
• Ewentualnie inne dane osobowe niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych.

Kategorie odbiorców danych osobowych: *)

• Pracownicy i osoby wyznaczone przez Administratora danych osobowych, którym dane osobowe są potrzebne do realizacji celu przetwarzania.
• Zewnętrzny dostawca usług księgowych.
• Kancelaria adwokacka.
• Dostawcy usług informatycznych.
• Organy i instytucje państwowe.

Okres przetwarzania danych osobowych: *)

Spółka Rellox ma obowiązek przetwarzania otrzymanych danych osobowych pracowników i współpracowników przez czas trwania umowy o pracę lub innej umowy, na podstawie której wykonywana jest praca, np. umowa na czas wykonywania określonej pracy itp., a następnie przez przewidziany prawem okres po zakończeniu umowy.
 
*) Dane te dotyczą tylko pracowników i współpracowników

Osoby zainteresowane pracą

W przypadku osób zainteresowanych pracą lub współpracą spółka Rellox zbiera i przetwarza tylko takie dane osobowe, które osoba zainteresowana pracą dobrowolnie przekazała spółce Rellox (z reguły w formie życiorysu). Rellox przetwarza dane osobowe niektórych osób zainteresowanych pracą przez okres 3 lat od daty doręczenia danych do spółki Rellox w celu ewentualnego kontaktu w przyszłości.
 
Przez konkretną datę usunięcia danych osobowych z bazy danych spółki Rellox rozumie się 24 maja roku następującego po upływie 3 lat od momentu przekazania danych.
 
Dane osobowe są przeznaczone tylko dla pracowników i osób wyznaczonych przez Administratora danych osobowych, którym dane osobowe są potrzebne do realizacji celu przetwarzania.

III. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest spółka Rellox s.r.o., nr identyfikacyjny IČ 27140130, z siedzibą w Pradze, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, za numerem 99306.

IV. BEZPIECZEŃSTWO I POSTĘPOWANIE Z DANYMI OSOBOWYMI

Rellox zbiera i przetwarza informacje i dokumenty zawierające dane osobowe w postaci fizycznej i elektronicznej. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby wyznaczone. Rellox postępuje z danymi osobowymi w sposób zapewniający im ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed utratą, zniszczeniem i uszkodzeniem.
 
Spółka Rellox przyjęła wewnętrzną politykę bezpieczeństwa oraz politykę ochrony danych osobowych. Celem polityki ochrony danych osobowych jest określenie i aktualizacja zasad przetwarzania danych osobowych w spółce zgodnie z art. 32 RODO oraz uregulowanie praw dostępu przysługujących osobie, której dane dotyczą, w rozumieniu artykułu 15 RODO, a także zgłaszania przypadków naruszenia ochrony danych osobowych w rozumieniu artykułów 33 i 34 RODO.

V. PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE DANE OSOBOWE

Dane osobowe są przetwarzane bezpośrednio przez Administratora (spółkę Rellox). Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innej osobie, np. dostawcy usług informatycznych, kancelarii adwokackiej, biuru księgowemu itp. Administrator dobiera takie podmioty przetwarzające i uzgadnia z nimi takie warunki, aby zapewniona była ochrona praw przysługujących osobie, której dane dotyczą. Zaangażowanie podmiotu przetwarzającego nie zwalnia Administratora z odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych.

VI. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH ZA GRANICĘ

Swobodny przepływ danych osobowych w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiej Strefy Gospodarczej nie może być ograniczany.

VII. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY ADMINISTRATORA ORAZ PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE OSOBIE, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Osoba, której dane dotyczą (osoba, której dane osobowe są zbierane i przetwarzane przez spółkę Rellox) ma prawo zostać poinformowana przez Administratora o przetwarzaniu swoich danych osobowych. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do:
 
a) prawo dostępu do treści danych osobowych;
b) prawo do sprostowania danych;
c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
e) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; oraz
f) prawo do wniesienia skargi wobec przetwarzania danych osobowych.
 
Prawo dostępu do treści danych osobowych oznacza, że osoba, której dane dotyczą, może zażądać od Administratora potwierdzenia, czy są lub nie są przetwarzane dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, to również informacji o tym, w jakich celach, w jakim zakresie, komu są udostępniane, jak długo będą przetwarzane, czy osoba, której dane dotyczą, ma prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia danych, jak również informacji o prawie do sprzeciwu wobec przetwarzania, o źródle, z którego Administrator uzyskał dane osobowe oraz o tym, czy na podstawie przetwarzania danych osobowych następuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym ewentualne profilowanie. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania kopii swoich danych osobowych, przy czym pierwsze ich udzielenie jest nieodpłatne, za kolejne udzielenie Administrator może żądać zapłaty kosztów administracyjnych w rozsądnej wysokości.
 
Prawo do sprostowania danych oznacza, że osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie zażądać od Administratora sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, gdyby były one nieprawidłowe lub niekompletne.
 
Prawo do usunięcia danych oznacza, że Administrator ma obowiązek usunięcia danych osobowych, jeżeli (i) nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, (ii) były przetwarzane niezgodnie z prawem, (iii) osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub (iv) Administrator podlega obowiązkowi prawnemu w tym zakresie.
 
Prawo do ograniczenia przetwarzania oznacza, że do momentu wyjaśnienia wszystkich kwestii spornych dotyczących przetwarzania danych osobowych osoby, której dane dotyczą, Administrator musi ograniczyć przetwarzanie danych osobowych osoby, której dane dotyczą, przy tym dane te może jedynie przechowywać i ewentualnie wykorzystać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
 
Prawo do sprzeciwu oznacza, że osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora do celów marketingu bezpośredniego lub wynikających z uzasadnionych interesów Administratora. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, dane osobowe nie będą już przetwarzane do takich celów.
 
Osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa, kontaktując się ze spółką Rellox poprzez adres e mail info@rellox.pl.
 
Niniejsza polityka przetwarzania i ochrony danych osobowych przez spółkę Rellox s.r.o. wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 roku.